HCPC Brands EuropeResponsible Person (RP)
Artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1223/2009 vereist dat elk cosmetisch product dat op de EU-markt wordt gebracht een Responsible Person krijgt toegewezen - een in de EU gevestigde partij op wie de verordening de wettelijke verplichtingen voor de conformiteit van dat product legt. HCPC Brands Europe B.V. treedt op als uw Responsible Person en draagt die verplichtingen jegens de autoriteiten, zodat u uw producten op de EU-markt kunt brengen zonder een eigen entiteit binnen de Unie nodig te hebben.
Wat is inbegrepen
- Formele aanstelling — een schriftelijk mandaat dat conform artikel 4 van de Cosmeticaverordening is aanvaard, waarbij HCPC Brands als Responsible Person van uw product wordt aangewezen.
- Adres op etiket — onze RP-naam en -adres verschijnen op uw productetikettering, naast de overige door artikel 19 vereiste etiketgegevens.
- PIF-beheer & toegang — wij bewaren uw Productinformatiedossier en stellen het op verzoek beschikbaar aan bevoegde autoriteiten, in een taal die zij gemakkelijk kunnen begrijpen.
- Etiketteringscontrole — wij controleren of de etikettering aan de Cosmeticaverordening voldoet vóór markttoetreding.
- Contact met autoriteiten — wij fungeren als het verantwoordelijke aanspreekpunt voor bevoegde autoriteiten met betrekking tot uw producten.
- Cosmetovigilantie — doorlopende monitoring en verplichte melding van ernstige ongewenste effecten.
Wie heeft een EU Responsible Person nodig
- Niet-EU-fabrikanten die voor het eerst cosmetische producten naar de EU-markt exporteren.
- Importeurs die afgewerkte cosmetische producten van buiten de Unie de EU binnenbrengen.
- Distributeurs die een product onder eigen naam of merk herbranden, of het zo wijzigen dat de conformiteit kan worden beïnvloed.
- EU-fabrikanten die de regelgevende functie liever uitbesteden dan interne expertise opbouwen.
Wat bij u blijft
Optreden als Responsible Person is strikt een regelgevende rol - HCPC Brands fabriceert, formuleert of verpakt uw producten niet en houdt er geen voorraad van. In de verhouding tussen partijen ligt de verantwoordelijkheid voor de veiligheid, kwaliteit en formulering van het product zelf bij u en/of uw fabrikant, en worden de kosten, boetes of claims die met het product samenhangen doorbelast aan de klant op grond van onze Responsible Person-overeenkomst. Die verdeling regelt de verhouding tussen ons; zij beperkt niet de wettelijke verplichtingen die Verordening (EG) nr. 1223/2009 aan HCPC Brands als aangewezen Responsible Person oplegt richting de autoriteiten.
Regelgevend kader
Ons proces
- 1. Intake — wij beoordelen uw productportfolio, huidige documentatiestatus en doelmarkten binnen de EU.
- 2. Overeenkomst — wij formaliseren het Responsible Person-mandaat en bevestigen de etiketteringseisen.
- 3. PIF & CPSR — wij stellen uw Productinformatiedossier en Cosmetic Product Safety Report op of beoordelen deze.
- 4. Melding — wij dienen uw CPNP-melding in. Het in de handel brengen blijft daarna afhankelijk van naleving van alle toepasselijke eisen voor cosmetische producten.
- 5. Doorlopend mandaat — cosmetovigilantiemonitoring en contact met autoriteiten blijven doorlopen zolang wij uw RP zijn.
Veelgestelde vragen
Wat is de Responsible Person onder EU-cosmeticawetgeving?
De Responsible Person (RP) is de natuurlijke of rechtspersoon die verantwoordelijk is voor de conformiteit van een cosmetisch product zodra het op de EU-markt wordt gebracht. Standaard is dit de in de EU gevestigde fabrikant of de importeur van een niet-EU-product; een fabrikant of importeur kan in plaats daarvan schriftelijk een andere in de EU gevestigde partij als Responsible Person aanwijzen, die deze aanwijzing schriftelijk moet aanvaarden. Een distributeur wordt alleen Responsible Person wanneer hij een product onder zijn eigen naam of merk in de handel brengt, of een reeds in de handel gebracht product zodanig wijzigt dat de naleving van de toepasselijke eisen kan worden beïnvloed - een drempel die op basis van de feiten wordt beoordeeld, niet aan de hand van de vraag of de wijziging "wezenlijk" is.
Waar moet de Responsible Person gevestigd zijn?
De Responsible Person moet gevestigd zijn in de Europese Economische Ruimte (EER) of, onder de daar geldende regeling, in Noord-Ierland. Noorwegen, IJsland en Liechtenstein vallen daar dus onder. Een onderneming die buiten de EER en Noord-Ierland is gevestigd, moet ervoor zorgen dat er een daartoe geschikte Responsible Person is aangewezen voordat het product in de handel wordt gebracht.
Wat gebeurt er als ik al een Responsible Person heb en wil overstappen?
Een overstap is op elk moment mogelijk. De vertrekkende en nieuwe Responsible Person moeten samenwerken om het Productinformatiedossier over te dragen en het RP-adres op de etikettering en in de CPNP-melding bij te werken, zodat er geen gat in de marktconformiteit ontstaat.
Wie is wettelijk aansprakelijk als er iets misgaat met mijn product zodra HCPC Brands de RP is?
Er zijn drie zaken die uit elkaar gehouden moeten worden. Ten eerste de wettelijke positie: als aangewezen Responsible Person draagt HCPC Brands de verplichtingen die Verordening (EG) nr. 1223/2009 aan die rol toekent richting de autoriteiten - het productinformatiedossier beschikbaar houden, melden via CPNP, cosmetovigilantie uitvoeren en meewerken aan markttoezicht. Die verantwoordelijkheid kan niet worden wegcontracteerd. Ten tweede de uitvoering: het product zelf blijft van u - formulering, productie, testen, claimonderbouwing en de onderliggende veiligheidsgegevens worden door de klant aangeleverd en gedragen. Ten derde de risicoverdeling: onder de Responsible Person-overeenkomst worden de kosten, boetes en claims die met het product samenhangen doorbelast aan de klant. Dat laatste regelt de verhouding tussen ons en u; het vermindert niet de plichten die HCPC Brands richting de autoriteiten heeft.
Wat doet de Responsible Person precies op doorlopende basis?
Naast de initiële aanstelling houdt de RP het Productinformatiedossier actueel, bewaakt de etiketteringsconformiteit, onderhoudt op verzoek contact met bevoegde autoriteiten, en monitort en meldt via cosmetovigilantie ernstige ongewenste effecten zolang het product op de markt blijft.
Zie ook onze pagina's Productinformatiedossier, CPSR en Cosmetovigilantie, of onze volledige Begrippenlijst cosmeticawetgeving & FAQ.
Klaar om uw EU Responsible Person aan te stellen?
Neem contact op →